【職場英文】Email必備懶人包,3分鐘搞定英文書信! | 社區大學終身學習網
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2020年5月30日—無論中文或英文,email架構基本上由「主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名」共5個部分組成(如下圖),僅在段落、標點等格式細節上略有差異。
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現今職場上常使用電子郵件聯繫,無論在求職面試階段、外商公司內部、或是與海外客戶往來,英文email更是免不了的溝通工具。不過,一封完整的email應該具備哪些基本架構?該怎麼寫才能言簡意賅又不失禮?儘管網路上有許多現成的英文信件模板可以參考,但是面對職場上多樣的溝通情境,若貿然套用模板卻忽略用字遣詞的細節,反而容易出錯,甚至造成誤解。因此,讓我們從基本的信件架構看起,逐步掌握主旨、開頭、內文、結尾等環節,一窺撰寫英文email的5大重點!
(1) 架構-下筆前掌握email基本架構無論中文或英文,email架構基本上由「主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名」共5個部分組成(如下圖),僅在段落、標點等格式細節上略有差異。以段落編排為例,英文信件可以和中文一樣,在每段開頭縮排(如下圖,縮排約4~5個字母的空間),也可以選擇齊頭式的寫法,讓信中每段文字都從左邊邊界起頭;標點符號部分,英文書信主要使用「半形」的逗號(comma)與句號,將標點符號接續在單字後方,並與下個單字間保留空格,應避免使用中文的全形符號。
(2) 主旨-好的email主旨應符合哪些條件?
一封好的email必須具備「用字精簡、目標明確、呼應內文」的信件主旨!若主旨欄位空白或詞不達意,不但可能使收信人漏掉信件,也容易造成誤解,被當成垃圾信件處理。尤其對於求職、產品行銷、合作洽詢等收件者「未必需要回信」的情境,如何讓自己的信件從收件人每天可能收到的上百封信件中脫穎而出,勢必需要一個言簡意賅的信件主旨!
主旨需要多「精簡」?如何呼應內文?以下表為例,儘管信件的主旨文字應簡短有力,但仍須要適當融入內文重點,才能讓收信者一目了然,掌握「來信者目的」,避免在第一時間只感到「關於哪方面的問題?」、「有哪些請求?」、「要促銷什麼?」等困惑,甚至因而選擇忽略該信件,優先處理其他主旨明確的來信!
(3) 開頭-Dear?Hi?稱謂怎麼用才不失禮?
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