調班、請假,排個班表就用去你一天的時間?教你如何利用簡單 ... | 社區大學終身學習網
2017年7月28日—MicrosoftStaffHub:最簡單直覺的排班工具·需要與同事溝通·跟主管「喬」班表·必要的時候,可能還要告訴主管某些工作需要交接、注意的相關資訊.
如果你是主管,尤其是現場部門的主管,要妥善調度同事的班表,其實是件非常頭痛的事。當疏忽了某些細節、把不該排的人安插到不該排的班,很有可能會引起同事的誤會,一不小心可能就讓辦公場所變成火爆現場。
對許多行業像是餐飲業、旅館、零售店或製造業來說,有很多員工都是所謂的「無桌工作者」,比如速食店店員、零售店的櫃臺、賣場服務人員、製造業的工廠作業員等等,這些人的工作時間大多都是靠排班來規劃,而且排班表的呈現方式都是一個蘿蔔一個坑:今天某人申請休假,就一定要有另一個人來替補,一旦在排班上疏忽了,勢必會讓生產線少了一個人力進而影響到整個流程,這意味著其他同事得付出更多的勞力來填補這個人力的空缺。
可想而知,部門主管或是 HR 往往都很辛苦,不但要每天為員工的請假、排班傷透腦筋,還要考慮到勞工工時的法規、甚至牽涉到個人薪資計算的問題…所有的問題環環相扣,讓排班這項工作簡直就像是在解魔術方塊一樣複雜。
當然,科技化一點的組織可能會想到利用 Excel 來排班,但這充其量只是把 Excel 當作課程表來使用,如果某一個員工要調班或請假,還是需要 HR 去協調並手動在 Excel 表上進行修改搬移,並不會因為已經在電腦上登記了而少傷一點腦筋。
▲透過 Excel 排班的範例。
Microsoft StaffHub:最簡單直覺的排班工具我們不妨想像一下,假設你是一名賣場的服務人員,後天臨時有事,所以你想要跟另一名當天沒排班的同事調班。在正常的情況下流程應該是:先找到這位同事詢問他後天有沒有安排別的事,如果他沒空的話那又得詢問其他同事,只為了找出當天能和你調班的人。OK!好不容易你終於找到肯和你調班的同事了,這個時候你得再跑去找主管,向他說明你有事情需要調班,主管同意之後會再拿出紙本的班表,在上面塗塗抹抹把班表修改過來。
我們以上述這個調班的過程為例,分析一下排班的時候需要哪些元素。
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