【社團人幹部訓練】給第一次擔任文書組長的你 | 社區大學終身學習網
與各組形成工作默契(ex.將所需要的表格電子檔製成磁片發給各組長、建立工作模式及窗口…)氣要柔.接下來我們談談與各組的協調與合作方面:.
文書的氣質:願要大、志要堅、氣要柔、心要細。
願要大
發願為營隊寫歷史,為活動做見證。
重要的是在營隊前做妥善的規劃,大概可以包含三部份:
1、檔案的規劃:營隊訊息的蒐集(營隊緣起、營前籌備的說明) 、文件表格的整理(報名表、行前通知、各組所需的表格檔及會議記錄…)…等。
2、營隊進行中所需的物件資料:美宣道具的製作(配合各組如組牌、桌牌、課堂海報、邀請卡、感恩卡、獎品…) 、營區的佈置(校區平面圖標示各定點方位、靜思語海報…) 、組員的工作配置及訓練(營前及營中工作分配,除了一般性事務外,要建立專人做專事的概念;以及營後檔案製作人員的確立…) 、營隊的文件準備(各類文件都要影印備份,多準備幾份簡易版的營隊企劃書、活動回饋單) 、手冊規劃(工作人員:著重營隊進行的事務工作提醒;學員:可做尺寸較小較易攜帶)
3、其它:各種人員資料的整理(保險名單、學員資料建檔、工作人員通訊錄…) 、與各組形成工作默契(ex.將所需要的表格電子檔製成磁片發給各組長、建立工作模式及窗口…)
氣要柔
接下來我們談談與各組的協調與合作方面:
與行政組
我們要隨時把營隊的資料掌握好、譬如人員資料、課程表,最好是能準備幾份資料內有簡單的營隊企劃書、課程表等,一但有外賓或是學校師長要了解時,可以提供行政組呈報。協助領隊把營隊在活動進行中值得記錄的花絮片段整理成新聞稿也是很重要的,並且可以到親民學報投稿,與全校的同學分享。
與隊輔組
如果你當過小隊輔,你會了解,總是會有許多大大小小的事情需要請隊輔組協助調查,或者你是一位學員不會抱怨...
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