【商業Email範例】寫信開頭結尾、格式範本、地雷全收錄 | 社區大學終身學習網
2021年12月8日—原本以為寫Email是滿基本的技能,直到有一次有位大學教授邀請我去講給大學生的寫作講座,特別希望我能提到Email該怎麼寫,才知道教授每天也被許多不知所云 ...
當講師以來,每天都會收到許多合作邀約及演講邀約,看了很多信件,有些信一看就讓人很感興趣,有些信連開都不想開,馬上就想送進垃圾桶。原本以為寫Email是滿基本的技能,直到有一次有位大學教授邀請我去講給大學生的寫作講座,特別希望我能提到Email該怎麼寫,才知道教授每天也被許多不知所云的信煩得要死呢!
以下整理寫中文信該注意的事,無論是要寫仲介開發信、B2B開發信、KOL合作邀約信、寫給老師,邀約講者,或是日常的Email,都可以用上喔!
主旨清楚明白呈現要點
除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨,需要取特殊的標題,否則一律建議在信件主旨就直接來意,不要故弄玄虛,否則很容易被當垃圾信件看待,連開都沒開就送進垃圾桶。
另外信件標題也不要太過平鋪直敘,必要的話,應該直接點明對收件者影響。舉例來說,曾經我有個學生,他是公司的工程師,有一次公司更新打卡系統,如果員工沒有從新的打卡系統打卡,就視同曠職,但是他說他發信,卻沒人理他。我問他信件主旨怎麼寫的,示意如下:
打卡系統更新-20170601
好,你看了這個標題,會不會下意識就把它刪掉?或是直接忽略?因為他就當成一個例行公事來寫。聰明的你,會怎麼改呢?想個3秒鐘,再往下滑看參考解答吧!
注意!即日起沒進新系統打卡算曠職
內容架構
建議用倒金字塔的方式,先在首段大致說明整封信的內容,並且需呈現各項重點,像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等,避免收件者因為匆匆看過,而漏掉重點,接下來各段再詳細說明細節。若是對方不認識你,一開始記得要自我介紹,但請簡潔。
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