十大簡報製作心法:了解你的受眾,建立明確架構 | 社區大學終身學習網
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2017年6月26日—比方說,製作報告時應考慮讀者是誰。...呈現完整架構或流程時,並非將仔細斟酌過的文字放上就好,而是要呈現「架構」,即大分類、中分類、小分類, ...
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本文摘自:《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》,商業周刊出版 [1]
想讓目標對象產生何種感受、保持何種心態為什麼要製作這份資料?透過資料想達成什麼目標?都是一開始該釐清的問題。商業文書資料的前提,是要誘導對象去進行某種特定行動。「目標明確」意味著你必須清楚知道想誘使對方採取什麼行動。
比方說,製作報告時應考慮讀者是誰。如果是長官,而你期待他們看過報告後會「支持這項宣傳活動」、「對自己有高度評價」的話,無論是哪一種,一旦設定好目標,你希望對方了解的事、期待他們有什麼樣的心理反應,都會隨之不同。
接著來談談為了達成你的目標,讓對方做出你所期盼的決定,應該讓他們了解哪些事。若單單羅列一條條資訊,只會讓人覺得難懂而卻步。因此資訊的取捨拿捏極為重要。
設定目標的最後步驟是「想讓對方採取行動,應激發何種情緒反應?」假如是產品發表會,你或許會希望目標對象「很興奮並迫不及待想使用該商品」;若是向長官報告,可能會期待對方「全力支持你的提案」。總之,請先設定好你希望對方產生何種感受與擁有哪種心態。
了解目標對象,擬好假設行銷上的「客戶特性分析」,即「了解受眾」,是從心理層面分析購買履歷,辨明行動特性,再訂定最能有效引發購買行動的行銷策略。
製作資料時,分析對方的「形象」和所擁有的「資訊」,弄清楚「期待」和「理解」的程度,再進一步建構「如何傳達、傳達什麼最有效果」的方法,也就是假設。
首先是對方的「形象」,蒐集與對方職稱有關之事,或是其可能感興趣的資訊,再思考這些資料會讓人產生何種「期待」。這裡可先暫時放下自己想要表達的事,好好思考關於對方的大小事。
接著,掌握手中持有的「資訊」,推測對方的「理解程度」,並考量對方是否知道新概念或用語。
創造核心訊息,有系統地整理主張和根據請先思考訊息是什麼。將訊息因數分解之後,就會得到下列公式:
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