學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則 | 社區大學終身學習網
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在這個即時通滿天飛,也有各種企業溝通平台(如 Slack[1]、 JANDI[2] )的時代,寫一封精準有效率的郵件,還是商務工作上必備的技巧。即時通就是即時通訊,適合快速的討論事情,但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點(參考:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率[3]),而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時,都還是不如一封電子郵件來得明確又精準,並且可以「留下有效的備忘錄」,這是郵件的優點。
我自己在電話溝通一件複雜事情後,或是用即時通討論完一件事情時,都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認,以電子郵件上的整理為依據,這在商務工作上可以避免很多錯誤,更加保險,更容易依循與追蹤。
商務郵件基本法則:用「最短時間」確認「所有重點」 而在各種商務郵件溝通的經驗裡,以我自己來說,比起禮數周全但文謅謅的郵件,我更喜歡「明確且任務化」的郵件內容,我自己也通常會這麼寫郵件。商務郵件不是寫文章,對對方來說「可以用最短時間確認所有重點」才是要滿足的目的,這時候最短又最完整,就是必須拿捏的寫信技巧。
當然我們還是要顧及一些基本的禮數,尤其在第一次寫信給客戶、第一次接洽他人、請求一件重要事情時,但過與不及都不好:
「太精簡」,對方覺得你失禮,而且你提供的資訊太少(沒有完整說明所有重點),對方不知道如何回應你,所以乾脆不理你。 「太冗長」,有時文謅謅卻不真誠(看起來像套範本)反而更假,內容太多讓對方找不到重點,甚至很容易漏失重點,這些其實也都是寫信者的錯誤。 所以今天這篇文章,就來分享我自己如何撰寫一封「精準商務郵件」,讓對方可以用「最短時間確認所有重點」的方法,尤其在面對要溝通一件複雜任務時,更能派得上用場。關於讓工作更精準有效率,你或許還想參考:
一, 郵件主旨(標題)怎麼寫? 郵件的標題可以讓對方快速瞭解這封信的用途,這也決定了對方要不要立即打開這封信。所以寫好標題,不僅讓對方清楚知道你的來意,也可以有效增加對方的開信機率。 ...
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