你的報告,老闆聽得懂嗎?做簡報前,先確定「問題」類型 | 社區大學終身學習網
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2020年7月6日—尤其是知道困擾對方的問題屬於哪一種類型後,便能了解構成簡報架構的重要課題是...使用PowerPoint做簡報時,光是切換畫面的選項就有:切換投影片、 ...
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編按: 做簡報時,一定要先理解會議目的,才能夠整理出簡報目的以及脈絡,讓討論更順暢!尤其是知道困擾對方的問題屬於哪一種類型後,便能了解構成簡報架構的重要課題是什麼。(本文摘自《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》一書,以下為摘文。)
所有的問題都可以區分成一、恢復原狀型、二、防杜潛在型、三、追求理想型等三種類型(依據TH法)。知道困擾對方的問題,隸屬於上述三種類型的哪一種,不僅能夠看清問題的本質,亦有助於尋找解決方法。
多數問題都是「恢復原狀型」第一種是「恢復原狀型」,這是已經出現症狀的問題類型。例如:營業額銳減、感冒、車子故障等,已演變至損壞的狀況,都屬於此一問題類型。解決之道就是恢復原狀,將事物恢復到原本的狀態。一般所謂的「問題」,大都是指恢復原狀型的類型。
其次的「防杜潛在型」,意指雖然尚未出現症狀,但繼續放任不管的話,將演變成大問題的類型。有時還伴隨著緊急性:當少子化越演越烈,將造成年金制度的崩壞;再不加油就沒油了;顧客持續增加的話,資訊系統將會超載等,都屬於此類型。解決之道是維持現狀,避免狀況惡化。
最後一種「追求理想型」,則是指那些並未損壞、放任下去也不會造成問題的類型。之所以把它視為問題,是因為它有可能變得更好。
此類型意味著理想和現實之間的差距,也就是說有改善的餘地。解決之道是達成理想的狀態。
不同問題類型,有不同流程及架構知道困擾對方的問題屬於哪一種類型後,便能了解構成簡報架構的重要課題是什麼。
如果困擾對方的問題是恢復原狀型:(一)掌握到底發生了什麼問題(掌握現況) (二)視情況所需,將危害控制在最小限度(緊急處置) (三)查明原因所在(分析原因) (四)思考該如何修復(原因處理) (五) 研究對策,避免再度損壞(防止復發)
如果困擾對方的問題是防杜潛在型:(一)設定一個一旦發生會造成困擾的問題(設定問題)...
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