時間管理前先建好工作整理系統,避免5大浪費才有 ... | 社區大學終身學習網
2021年8月5日—常常有學員、讀者問我說,團隊會有共用行事曆、共用專案協作工具,我們還需要自己擁有一個自己的工作管理系統嗎?我的回答是:「難道我只做一個專案嗎?
兩年前我在《大腦減壓的子彈筆記術[1]》書中說:「很多時候不是我們不會時間管理,而是我們沒有先把系統建立起來。」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論,我更確定這個重要的前提是有效的。「如果只是處理眼前的東西,那麼當新的東西出現後,因為沒有系統,東西沒有決定他們應該擺放的位置,於是就會繼續累積多餘的東西,更多東西開始回覆更多雜亂,最後只好又在混亂中重新整理一次,日復一日。但是如果我們有建立『一套整理系統』,就可以很大程度避免恢復混亂的問題。」
前陣子接受一個時間管理採訪,問我說針對職場的時間管理,有沒有什麼上手的建議?我的回答就是:「先把自己的工作整理系統建立起來。」
如果我們不能先妥善的管理好那些職場上的突發狀況、臨時瑣事、意外要事,如果我們不能先整理一個讓自己可以一覽無遺、快速下決定、神速找資料的架構。那麼,我們將會在每天的工作中出現很多「時間浪費」,這些浪費會一點一滴的侵蝕工作時間,最後我們就覺得自己「沒有時間」去做那些更高層次的目標設定、專案管理,也會發現自己排出的待辦清單總是混亂、瞎忙但缺乏效能。
關於我的這套工作整理系統,無論是用在 Evernote ,還是 Notion 、 Trello 等工具中,之前在電腦玩物我都做過不少分享:
今天這篇文章,我就不再重述這套結合數位筆記、資料整理、專案管理的整理流程。
而是反過來跟大家分享,如果建立這套「工作整理系統」,就算時間管理的目標設定、行動拆解還做得不夠好,但已經可以立即帶來哪些節省時間的效果。
或者應該說,是先有這套「工作整理系統」,所以我們才能減少下面這些時間的浪費,從而有時間去做目標設定、行動拆解,並做出更好的行動決定。
一,捕捉碎片,節省找資料的時間回想我們正常的工作流程中,會有許...
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