電子郵件寫作技巧 | 社區大學終身學習網
因為國際商務世界的語言都是以英文為主,因此撰寫英文電子郵件就成為一項必要的技能。雖然電子郵電不比傳統信件正式,但還是可以表現出你的專業能力。寫出正確而清楚的英文 ...
電子郵件寫作技巧
對我們多數人來說,電子郵件是工作上最常使用的溝通方式。因為國際商務世界的語言都是以英文為主,因此撰寫英文電子郵件就成為一項必要的技能。雖然電子郵電不比傳統信件正式,但還是可以表現出你的專業能力。寫出正確而清楚的英文電子郵件將可使你的老闆、同事和全世界的客戶對你留下深刻印象。
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使用專業的問候語你和收信人熟識的程度將會決定你問候的方式。例如:你可以稱呼收信人的姓氏來開始比較正式的郵件(ex. “Dear Ms Price,” )。但是如果對方是你非常熟識的人,你只需要說 “Hi Kelly,” 即可。無論你用哪種方式,都必須要確認收件人姓名是正確的。
有時候你也可能不知道如何稱呼收件人,這常會發生在寫求職信的時候。在這種狀況下,最好是先查出對方人事主管或其他可能收件人的姓名。求職網站可能是一個不錯的資源。
如果你沒辦法百分百確定收件人的姓名,你還是可以稱呼對方的職銜,例如: “Dear Hiring Manager”,或是對方的公司名稱(ex. “Dear Amazon Innovation Team”) 。這些寫法都比你不具名的寫 “Dear Sir/Madam,” 或 “To Whom it May Concern” 來得更有禮貌而且適當。
如果你要回覆一封電子郵件,適度的加上感謝語是很好的做法,例如:“Thank you for getting in touch”。如果對方已經回覆你,你就務必要再回覆 “Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。 對收件人的感謝語可以使整封電子郵件顯得更親切而專業。
表明你的目的你必須在電子郵件中清楚表達你的目的。請記得,一般人常常...
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