Word 合併列印教學:文書工作最該學的節省重複浪費時間技巧 | 社區大學終身學習網
![Word 合併列印教學:文書工作最該學的節省重複浪費時間技巧](https://i.imgur.com/1IaoGs0.jpg)
2017年7月7日—把客戶名單的Excel試算表匯入。5.接著在「插入合併欄位」的選單中,可以看到已經讀出步驟 ...
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要一次製作數十張包裹寄送名條(或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信),不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料,花掉許多時間,而且又很怕複製貼上時出錯。
這時候,我們已經有客戶通訊名單的資料庫,只是要把每一個不同客戶的資料,客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容,那麼最便利的文書工作技巧不是自己複製貼上,而是:
利用「合併列印」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中,長久以來就內建了這個「合併列印」功能,非常的強大好用,幫助我們「節省重複文書工作的時間」,又能「增加做這些瑣事的正確率」,是文書工作者一定要學會的功能。像是下面這樣一份簡單的收件人名條,利用 Word 合併列印,可以一次自動產生,就算一次產生上百份名條也沒問題,而因為「全自動」,我不用自己複製貼上與排版,就能節省大量工作時間。
了解這篇文章的前因後果: 「前因」:我之前曾經分享過 Google 文書系統上的合併列印技巧,包含「用 Google 文件合併列印大量信封[1]」,或是「用 Google 試算表合併列印客製化 Gmail 郵件[2]」。而有讀者來問我微軟 Office 裡面是否也有這樣功能?當然也有,今天這篇文章正是要分享給尚未善用此功能的朋友。「後果」:想要更善用微軟 Office Word 的技巧,還可以參考「用 Word 去背圖片[3]」,以及「用 Word 做報告追蹤修訂[4]」等必備文書功能。
在 Word 裡要完成郵件、信封、名條、通知信的合併列印非常簡單,下面我就來分享基本流程。
1.
基本操作其實非常簡單,學會基本操作後,其他進階技巧就可以慢慢去摸索嘗試。
首先我們準備一份客戶名單的 Excel 試算表[5],像是下面...如何使用合併列印功能在Word 中,若要建立 | 社區大學終身學習網
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