向誰簡報都成功!5個技巧+4項重點,讓你說服力、表達力一次 ... | 社區大學終身學習網
高階主管是很難說服的一群人,他們多半時間緊迫,只能給你一點點時間。雖然大多數的觀眾也是如此,但高階主管的不同之處,在於他們需要別人在提供資訊時把握精、準、簡,以有效幫助他們做出重要決策。
對他們做簡報,時間不宜拖太長,也不要把重點放在最後面,一開始就要讓他們知道,你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點,他們沒時閒、也沒心情聽你妙語如珠,你會發現他們經常急著打岔,即使接下來的三張投影片,你就能回答他們的問題。
3 個作法,強化簡報「說服力」因此,對高階主管做簡報時,重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策,做法包括:
說重點:假裝你只有 5 分鐘,儘管你被分配到 30 分鐘,你準備了 30 分鐘的簡報內容,也要假裝你只有接下來的 5 分鐘,這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事。先說重點,再深入探討各項輔助數據。
提供所需:一定要切題,若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊,你就先說明這點,之後再談其他。他們找你做簡報,是認為你能填補這塊資訊空缺,因此要盡快針對問題回答。
設定期待:一開始就讓觀眾知道,在這場 30 分鐘的簡報,你會先花 5 分鐘做重點摘要,接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問,都會耐心的給你 5 分鐘。
製作摘要投影片:以幾張摘要投影片,清楚簡明的秀出你的主要論點,其他投影片則當作附注說明。你可以運用 10% 的經驗法則,如果你有 50 頁的附注投影片,就只要在一開始秀出 5 頁的摘要投影片。
做完摘要簡報後,就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點,這時你可以很快從附注投影片中,找出輔助說明。
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