開會冗長沒效率?六個主持會議技巧讓會開的又快又好 | 社區大學終身學習網
2014年11月19日—導致一個無效的會議,最重要因素在主席·主持會議技巧可由學習而得·技巧一:主席先表達意見是會議進行最大的敗筆·技巧二:有結構的議題,才能做有效的 ...
開會的名堂真是多,公司每週都有各式不同的會議,主管的工作好像就只有開會似的,每天參與大大小小、各個階層的會議,永遠有開不完的會。既然每天都在開會,那麼開會的技巧應該很好吧,但為何每次開會仍是沒有效率,也做不出結論呢?
坊間有很多教人開會的書,以及談論如何開好會議的文章,既然取得如何有效開會的知識並不困難,那大家就照著做不就好了,為何會議仍是開不好?
導致一個無效的會議,最重要因素在主席會導致一個無效的會議,最重要的因素還是在主席,這就像一家公司若是經營不善,只要換個老闆就能起死回生一樣,一切的問題都是出在人的身上,不管與會人員如何,只要主席不懂如何開會,這個會議就注定會失敗。所以想要開一個有效的會議,主席就必須是個有執行力的人。
一個人開會沒有執行力主要的原因有三個,第一是「沒有能力」,其次是「沒有經驗」,第三是「沒有技巧」。
開會的目的之一就是要透過討論,溝通協調各方來解決問題。所以「沒有能力」就沒辦法提出有效的解決方案或是裁決應採用何種方式才會有效;「沒有經驗」就無法討論出有效的執行方式,執行的結果就難以預估;「沒有技巧」就沒辦法引導大家進行討論或是協調意見衝突的雙方,開會就會沒有成果。
主持會議技巧可由學習而得召開一個有效的會議,需要具備的條件有很多,包括會議的規劃、目標的確認、議題的訂定、預期達到的成果、成員的選擇、開會時間的規劃、議程的安排、資料的提供、場地的選擇、進行的掌控、費用的控制,以及會後的處理等等,其中會議主席是最關鍵的靈魂人物,主席是否具備主持會議的能力對於會議的成敗影響最大,因此會議要有效,主席就必須同時具備能力、經驗與技巧,但能力難以培養、經驗無法一蹴可幾,幸好技巧卻可經由學習而得。有好的開會技巧,尚可彌補能力與經驗上的不足,所以只要有心,還是有機會開好會議。
主持會議的技巧,最主要是能引導會議之進行;引發大家之討論;解決爭議;分析提案之優劣並引導至結論;對於執行的成果能夠進行檢討。
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