9大開會技巧 | 社區大學終身學習網
![9大開會技巧](https://i.imgur.com/1IaoGs0.jpg)
2007年1月2日—主持會議的5大技巧會議召集人是會議能否成功的關鍵角色,如果你有機會召開會議,千萬不要忘記運用以下5大技巧,用中立的角度,營造讓與會者安心發言的環境 ...
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如果你主持會議… 主持會議的 5大技巧 會議召集人是會議能否成功的關鍵角色,如果你有機會召開會議,千萬不要忘記運用以下5大技巧,用中立的角度,營造讓與會者安心發言的環境,將大家的意見有效歸納、群組與分析,以形成共識的方法導出行動與決策,讓會議成為解決問題的第一線。
會議前…… 技巧 1 期望明確 告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束,考量你想從與會者身上得到什麼資訊,允許大家有充分時間做準備,這樣才能收到最好的會議效益。最好要明確告訴與會者你的期望是什麼,例如:「報告目前工作進度」、「請準備提供我們關於○○商品如何在市場上銷售的意見」。如果主題超過一個以上,就要確保已經做好會議議程大綱,並且讓每位與會者在會前就已經收到,如果沒有事前告知,恐怕會產生一個沒有結果的會議。如果你有特別的需求,想請某些人提供特定的資訊,也要在開會前先告訴他們。你可以在e-mail發出書面的會議議題與相關的資料之後,在會議召開前一天,親自向每位與會者確認他們了解你的需求。
會議中…… 技巧2 營造氣氛、保持中立 會議開始,試試看先培養容易開口說話的氣氛,暖身一下,等到大家心情放鬆之後再進入會議,營造良好的溝通氣氛。切記你的角色像主控全場的捕手一樣,觀察動靜,適時擲球給投手與每一位內外野手,確定沒有任何人閒著,並且因為這顆棒球(議題)的轉動,達到團隊目標。謹記自己的角色是協助與會者共同達成會議目標,而非成為意見中心,如果有些場合你必須率先發表意見帶動討論時,要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁,例如你可以說「關於這件事情我的意見是……」。如果你想保持中立立場不發言,對於某些議題可以問與會者「關於這個意見的優缺點,你有什麼想法?」儘量讓每位與會者都有說話的機會,不可以因為畏懼於權勢,而犧牲主管以外的其他人發言的權利,但前提是要大家有進了會議室卸下職銜,大家一視同仁的共識。
**會議中…… 技巧3 資訊可視化 **除了讓與會者不斷提出意見之外,別忘了主動站起來動手寫字,在白板上寫下交談的經過與結論,或是與會者的發言重點或關鍵字,將大家的交談內容建立可視化的圖解溝通(mapping communicat...
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